マイナンバー制度Q&A

マイナンバー制度に関する各種Q&Aについて紹介しています。
【マイナンバー制度Q&A】

1.個人番号の利用制限Q&A

≪Q-1≫
個人番号の利用目的について、個人情報保護法における個人情報の利用目的とは区別して本人に通知等を行う必要があるか。


≪A-1≫
個人番号の利用目的と個人情報保護法における個人情報の利用目的とを区別して通知等を行う法的義務はない。もっとも、個人番号の利用範囲は限定されているため、その利用範囲を超えて利用目的を特定・通知等しないよう留意する必要がある。

≪Q-2≫
利用目的の特定の事例としての「源泉徴収票作成事務」には、給与支払報告書や退職所得の特別徴収票も含まれるか。


≪A-2≫
「源泉徴収票作成事務」に含まれるものと考えられる。給与支払報告書、退職所得の特別徴収票は、源泉徴収票と共に統一的な書式で作成することとなるから。

≪Q-2-2≫
扶養控除等申告書に記載されている個人番号を、源泉徴収票作成事務に利用することはできるか。


≪A-2-2≫
個人番号を源泉徴収票作成事務に利用することは利用目的の範囲内の利用として認められる。扶養控除等申告書に記載された個人番号を取得するに当たり、源泉徴収票作成事務がその利用目的として含まれていると解されるため。

≪Q-3≫
個人番号の利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切か。


≪A-3≫
書類の提示のほか社内LANにおける通知が挙げられるが、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられる。

≪Q-4≫
従業員等から、その扶養親族の個人番号が記載された扶養控除等申告書の提出を受ける際、個人番号の利用目的を従業員等に社内LANや就業規則により特定・通知等していれば、扶養親族に対しても、従業員等(個人番号関係事務実施者)から同様の内容が特定・通知等されているものと考えてよいか。


≪A-4≫
本人から当該本人の個人情報を取得する場合であっても、利用目的の通知等を行わなければならない。通知等の方法としては、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられる。個人情報保護法第15条(利用目的の特定)、同法第18条(取得に際しての利用目的の通知等)は、個人情報取扱事業者が個人情報を取り扱う際に適用があるから。

≪Q-5≫
次の(1)(2)(3)の場合は、個人番号関係事務に係る一連の作業範囲として、利用目的の範囲内での利用と考えてよいか。
(1)収集した個人番号を特定個人情報ファイルへ登録し、登録結果を確認するために個人番号をその内容に含む情報をプリントアウトする場合。
(2)個人番号関係事務を処理する目的で、特定個人情報ファイルに登録済の個人番号を照会機能で呼び出しプリントアウトする場合。
(3)個人番号関係事務以外の業務を処理する目的(例えば、顧客の住所等を調べる等)で照会した端末の画面に、特定個人情報ファイルに登録済の情報が表示されており、これをプリントアウトする場合。


≪A-5≫
(1)個人番号関係事務の範囲内での利用といえる。個人番号関係事務実施者が個人番号関係事務を処理する目的で、収集した個人番号を特定個人情報ファイルへ登録し、登録結果を確認するために個人番号をその内容に含む情報をプリントアウトするから。
(2)(1)と同様に個人番号関係事務の範囲内での利用といえる。
個人番号関係事務実施者が個人番号関係事務を処理する目的で、特定個人情報ファイルに登録済の個人番号を照会機能で呼び出しプリントアウトするから。
(3)個人番号をプリントアウトしないように工夫する必要がある。個人番号関係事務の範囲外での利用になるから。

≪Q-6≫
支払調書の中には、支払金額が所管法令の定める一定の金額に満たない場合、税務署長に提出することを要しないとされているものがある。支払金額がその一定の金額に満たず、提出義務のない支払調書に個人番号を記載して税務署長に提出することは、目的外の利用として利用制限に違反するか。


≪A-6≫
支払調書作成事務のために個人番号の提供を受けている場合には、それを税務署長に提出する場合であっても利用目的の範囲内として個人番号を利用することができる。支払金額が所管法令の定める一定の金額に満たず、税務署長に提出することを要しないとされている支払調書についても、提出することまで禁止されておらず、支払調書であることに変わりはないと考えられるから。

≪Q-7≫
個人情報保護法が適用されない個人番号取扱事業者は、個人番号の利用目的の特定をする必要があるか。


≪A-7≫
事実上、利用目的の特定を行うことになると考えられる。個人情報保護法が適用されない個人番号取扱事業者は、個人情報保護法第15条に従って利用目的の特定を行う義務はない。しかし、個人番号を「個人番号関係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要な範囲内」で利用しなければならない義務が課される(番号法第32条)。そして、個人番号を「個人番号関係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要な範囲内」で利用するに当たっては、個人番号をどの事務を処理するために利用するのかを決めることとなるため。なお、利用目的の本人への通知等を行う必要はない。

≪Q-8≫
従業員等が、国民年金法の第3号被保険者(第2号被保険者である従業員等の配偶者)に関する届出を行うことは個人番号関係事務に該当するか。


≪A-8≫
第2号被保険者である従業員等が第3号被保険者の届出を提出する場合には、第3号被保険者本人の代理人として提出することとなり、個人番号関係事務に該当しない。国民年金法の第3号被保険者(第2号被保険者である従業員等の配偶者)に関する届出については、国民年金法第12条第5項及び第6項の規定に従って、第3号被保険者本人が事業者に提出することとなっているから。

2.特定個人情報ファイルの作成の制限 Q&A

≪Q-1≫
次の(1)~(5)のケースについては、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲内として、特定個人情報ファイルを作成することはできるか。

(1)社内資料として過去の業務状況を記録するため特定個人情報ファイルを作成すること
(2)個人番号関係事務又は個人番号利用事務の委託先が、委託者に対して業務状況を報告するために特定個人情報ファイルを作成すること
(3)個人番号の安全管理の観点から個人番号を仮名化して保管している場合において、その仮名化した情報と元の情報を照合するための照合表として特定個人情報ファイルを作成すること
(4)提出書類間の整合性を確認するため、専ら合計表との突合に使用する目的で個人番号を記載した明細表を作成すること
(5)障害への対応等の為に特定個人情報ファイルのバックアップファイルを作成すること


≪A-1≫
(1)単に社内資料として過去の業務状況を記録する目的で特定個人情報ファイルを作成することは、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲に含まれるとはいえませんので、作成することはできない。
(2)委託先への監督の一環として、業務状況を報告させる場合には、特定個人情報ファイルを作成することはできるが、委託された業務に関係なく特定個人情報ファイルを作成することはできない。
(3)・(4)個人番号関係事務の範囲内で、照合表や明細書を作成することは認められる。
(5)バックアップファイルを作成することはできるが、バックアップファイルに対する安全管理措置を講ずる必要がある。

≪Q-2≫
既存のデータベースに個人番号を追加することはできるか。


≪A-1≫
既存のデータベースに個人番号を追加することはできるが、個人番号関係事務以外の事務で個人番号を利用することができないよう適切にアクセス制御等を行う必要がある。

≪Q-3≫
個人番号をその内容に含むデータベースを複数の事務で用いている場合、個人番号関係事務以外の事務で個人番号にアクセスできないよう適切にアクセス制御を行えば、その個人番号関係事務以外の事務においては、当該データベースが特定個人情報ファイルに該当しないと考えてよいか。


≪A-3≫
個人番号関係事務以外の事務において、個人番号にアクセスできないよう適切にアクセス制御を行えば、特定個人情報ファイルに該当しない。

≪Q-4≫
個人番号が記載された書類等を利用して、個人番号関係事務以外の事務で個人情報データベース等を作成したい場合は、どのように作成することが適切か。


≪A-4≫
個人情報保護法においては個人情報データベース等の作成に制限を設けていないことから、個人番号部分を復元できないようにマスキング処理をして個人情報保護法における個人情報とすることにより、個人情報保護法の規定に従って個人情報データベース等を作成することができる。

3.委託の取扱い Q&A

≪Q-1≫
特定個人情報の取扱いを国外の事業者に委託する場合に、委託者としての安全管理措置を担保する上で、国内で実施する場合に加えて考慮するべき追加措置等はあるか。


≪A-1≫
国内外を問わず、委託先において、個人番号が漏えい等しないように、必要かつ適切な安全管理措置が講じられる必要がある。なお、必要かつ適切な監督には、本ガイドラインのとおり、(1)委託先の適切な選定(具体的な確認事項:委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等)、(2)委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、(3)委託先における特定個人情報の取扱状況の把握が含まれる。

≪Q-2≫
特定個人情報を取り扱う委託契約を締結する場合、個人情報の取扱いと特定個人情報の取扱いの条項を分別した契約とする必要があるか。


≪A-2≫
番号法上の安全管理措置が遵守されるのであれば、個人情報の取扱いと特定個人情報の取扱いの条項を分別する必要はない。

≪Q-3≫
既存の委託契約で、ガイドラインと同等の個人情報の取扱いの規定がある場合、特定個人情報も包含していると解釈して、委託契約の再締結はしなくてもよいか。


≪A-3≫
既存の契約内容で必要な番号法上の安全管理措置が講じられているのであれば、委託契約を再締結する必要はない。

≪Q-4≫
委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」について、実態として安全管理措置に係る委託者と委託先の合意が担保できる方法であれば、契約の締結以外の方法(例えば、誓約書や合意書の作成)も認められるか。


≪A-4≫
委託者・委託先双方が安全管理措置の内容につき合意をすれば法的効果が発生するから、当該措置の内容に関する委託者・委託先間の合意内容を客観的に明確化できる手段であれば、書式の類型を問わない。

≪Q-5≫
委託先・再委託先との業務委託契約を締結するに当たり、業務委託契約書等に、特定個人情報の取扱いを委託する旨の特段の記載が必要か。


≪A-5≫
番号法においては、個人番号の利用範囲が限定的に定められていることから、委託先・再委託先との業務委託契約においても番号法で認められる事務の範囲内で委託する業務の範囲を特定する必要がある。業務委託契約を締結する場合には、通常、委託する業務の範囲を特定することとなるから。

≪Q-6≫
実務負荷の軽減のため、再委託を行う前に、あらかじめ委託者から再委託の許諾を得ることはできるか。


≪A-6≫
再委託につき許諾を要求する規定は、最初の委託者において、再委託先が十分な安全管理措置を講ずることのできる適切な業者かどうかを確認させるため設けられたものである。したがって、委託者が再委託の許諾をするに当たっては、再委託を行おうとする時点でその許諾を求めるのが原則である。その際、再委託先が特定個人情報を保護するための十分な措置を講じているかを確認する必要がある。しかし、委託契約の締結時点において、再委託先となる可能性のある業者が具体的に特定されるとともに、適切な資料等に基づいて当該業者が特定個人情報を保護するための十分な措置を講ずる能力があることが確認され、実際に再委託が行われたときは、必要に応じて、委託者に対してその旨の報告をし、再委託の状況について委託先が委託者に対して定期的に報告するとの合意がなされている場合には、あらかじめ再委託の許諾を得ることもできると解される。

≪Q-7≫
再委託(再々委託以降を含む。)に係る委託者の許諾の取得方法として、書面、電子メール、口頭等方法等を利用できるか。


≪A-7≫
委託者の許諾の方法について、特段の制限はない。ただし、安全管理措置について確認する必要があることに鑑み、書面等により記録として残る形式をとることが望ましいと考えられる。

≪Q-8≫
委託契約に定めれば、委託先が、委託者の従業員等の特定個人情報を直接収集することはできるか。


≪A-8≫
個人番号の収集を委託すれば、委託先が収集することができる。

≪Q-9≫
特定個人情報を取り扱う情報システムにクラウドサービス契約のように外部の事業者を活用している場合、番号法上の委託に該当するか。


≪A-9≫
当該事業者が当該契約内容を履行するに当たって個人番号をその内容に含む電子データを取り扱うのかどうかが基準となるところ、当該事業者が個人番号をその内容に含む電子データを取り扱わない場合には、そもそも、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けたとみることはできない。従って、番号法上の委託には該当しない。当該事業者が個人番号をその内容に含む電子データを取り扱わない場合とは、契約条項によって当該事業者が個人番号をその内容に含む電子データを取り扱わない旨が定められており、適切にアクセス制御を行っている場合等が考えられる。

≪Q-10≫
クラウドサービスが番号法上の委託に該当しない場合、クラウドサービスを利用する事業者が、クラウドサービスを提供する事業者に対して監督を行う義務は課されないと考えてよいか。


≪A-10≫
クラウドサービスが番号法上の委託に該当しない場合、委託先の監督義務は課されないが、クラウドサービスを利用する事業者は、自ら果たすべき安全管理措置の一環として、クラウドサービス事業者内にあるデータについて、適切な安全管理措置を講ずる必要がある。

個人番号の提供の要求Q&A

≪Q-1≫
個人番号関係事務実施者である事業者(事業者から個人番号を収集する事務の委託を受けた者を含む。)は、従業員等の家族全員の個人番号を収集することができるか。


≪A-1≫
個人番号関係事務実施者である事業者(事業者から個人番号を収集する事務の委託を受けた者を含む。)は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができる。したがって、例えば、家族であっても社会保障や税における扶養親族に該当しない者などは、事業者として個人番号関係事務を処理する必要がないことから、それらの者の個人番号の提供を求めることはできない。

≪Q-2≫
不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は、同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっているが、その一定の金額を超えない場合は個人番号の提供を求めることはできないか。


≪A-2≫
不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われる。したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられるので、契約時点で個人番号の提供を求めることはできない。 一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解される。

≪Q-3≫
従業員持株会は、従業員が所属会社に入社した時点で、その従業員に個人番号の提供を求めることはできるか。また、所属会社経由で個人番号の提供を受けることはできるか。


≪A-3≫
従業員等がまだ株主となっていない時点では、個人番号関係事務の処理のために必要がある場合とはいえないため、持株会が従業員等に個人番号の提供を求めることはできない。従業員等が株主となり持株会に入会した時点で、当該従業員等に対し、個人番号の提供を求めることとなる。また、持株会が個人番号の収集・本人確認事務を所属会社に委託している場合は、持株会が所属会社経由で従業員等の個人番号の提供を受けることができる。

≪Q-4≫
人材派遣会社は、派遣登録を行う時点で、登録者の個人番号の提供を求めることはできるか。


≪A-4≫
人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできない。ただし、登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、個人番号の提供を求めることができると解される。

≪Q-5≫
従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいか。


≪A-5≫
法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求める必要がある。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておく。 経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できない。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いする必要がある。なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号を保有しているとは限らない。そのような場合は個人番号を記載することはできないので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはない(国税庁ホームページ「法定調書に関するFAQ」(Q1-3)参照)。  

5.個人番号の提供の求めの制限、特定個人情報の提供制限 Q&A

≪Q-1≫
「他人」の定義における「同一の世帯」とは、住民票上における同じ世帯と解釈してよいか。


≪A-1≫
「世帯」とは、住居及び生計を共にする者の集まり又は独立して住居を維持する単身者と定義されている(国勢調査令第2条第2項参照)。番号法においては前者を指すものと解される。

≪Q-2≫
住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等で個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできるか。


≪A-2≫
本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、平成27年10月2日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族の個人番号が記載されていない源泉徴収票の交付を受けることとなる。なお、個人情報保護法第25条の開示の求めに基づく個人番号が記載された源泉徴収票を住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等で活用する場合には、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となる。

≪Q-3≫
所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書(配当等とみなす金額に関する支払通知書等)にも個人番号を記載して交付してよいか。


≪A-3≫
所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書(配当等とみなす金額に関する支払通知書等)については、平成27年10月2日に所得税法施行規則等が改正され、本人の個人番号を記載しないで本人に交付することとされた。したがって、個人番号を記載していない支払通知書を本人に交付することとなる。なお、個人情報保護法第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として支払通知書などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能である。

≪Q-4≫
公認会計士又は監査法人が、監査手続を実施するに当たって、監査を受ける事業者から特定個人情報の提供を受けることは、提供制限に違反するか。


≪A-4≫
会社法第436条第2項第1号等に基づき、会計監査人として法定監査を行う場合には、法令等の規定に基づき特定個人情報を取り扱うことが可能と解される。 一方、金融商品取引法第193条の2に基づく法定監査等及び任意の監査の場合には、個人番号関係事務の一部の委託を受けた者と して番号法第19条第5号により、特定個人情報の提供を受けることが可能と解される。

≪Q-5≫
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄の非課税に関する申込書は、法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出されることとなっている。この場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供すると考えてよいか。


≪A-5≫
個人番号が記載された申込書が、法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出される場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供することとなる。なお、本人確認の措置は、勤務先等が本人から個人番号の提供を受ける際に実施することとなる。

≪Q-6≫
個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者であっても、本人の開示の求めに応じて、本人に特定個人情報を提供することはできるか。


≪A-6≫
個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者が、本人からの求めに応じて任意に特定個人情報の開示を行う場合には、特定個人情報の提供が認められるものと考えられる。

≪Q-7≫
支払調書等の写しを本人に送付することはできるか。


≪A-7≫
個人情報保護法第25条に基づいて開示の求めを行った本人に開示を行う場合は、支払調書等の写しを本人に送付することができる。その際の開示の求めを受け付ける方法として、書面による方法のほか、口頭による方法等を定めることも考えられる。なお、当該支払調書等の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、本人以外の個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となる

≪Q-7-2≫
個人番号を記載しなければ、支払調書等の写しを本人に送付してもよいか。


≪A-7-2≫
本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングすれば、番号法上の提供制限の適用を受けないことから、個人情報保護法第25条に基づく開示の求めによらず、支払調書等の写しを本人に送付することが可能である。

≪Q-8≫
番号法第19条各号のいずれにも該当しない特定個人情報の提供の求めがあった場合、どのように対応することが適切か。


≪A-8≫
特定個人情報の提供の求めが第19条各号に該当しない場合には、その特定個人情報を提供することはできない。なお、その特定個人情報のうち個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除すれば個人情報保護法における個人情報となるので、個人情報保護法第23条に従うこととなる。

6.収集・保管制限Q&A

≪Q-1≫
個人番号が記載された書類等を受け取る担当者が、その特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要か。


≪A-1≫
個人番号が記載された書類等を受け取る担当者に、個人番号の確認作業を行わせるかは事業者の判断によるが、個人番号の確認作業をその担当者に行わせる場合は、特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ない。個人番号の確認作業をその担当者に行わせない場合、特定個人情報を見ることができないようにすることは、安全管理上有効な措置と考えられる。

≪Q-2≫
番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)をコピーして、それを事業所内に保管することはできるか。


≪A-2≫
番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はないが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできる。なおコピーを保管する場合には安全管理措置を適切に講ずる必要がある。

≪Q-2-2≫
扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていないが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできるか。


≪A-2-2≫
個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提であるため、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解される。なお、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要がある。

≪Q-3≫
支払調書の控えには保存義務が課されていないが、支払調書の作成・提出後個人番号が記載された支払調書の控えを保管することができるか。


≪A-3≫
支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められると考えられる。支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断する必要がある。なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられる。

≪Q-4≫
個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されるか。


≪A-4≫
廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断する必要がある。

≪Q-5≫
個人番号の利用が想定される複数の目的について、あらかじめ特定して、本人への通知等を行った上で個人番号の提供を受けている場合、個人番号の廃棄が必要となるのは、当該複数の目的の全てについて個人番号を保管する必要がなくなったときか。


≪A-5≫
複数の利用目的を特定して個人番号の提供を受けている場合、事務ごとに別個のファイルで個人番号を保管しているのであれば、それぞれの利用目的で個人番号を利用する必要がなくなった時点で、その利用目的に係る個人番号を個別に廃棄又は削除することとなる。一方、個人番号をまとめて一つのファイルに保管しているのであれば、全ての利用目的で個人番号関係事務に必要がなくなった時点で廃棄又は削除することとなる。

≪Q-6≫
支給が数年に渡り繰延される賞与がある場合、退職後も繰延支給が行われなくなることが確認できるまで個人番号を保管することはできるか。


≪A-6≫
退職後に繰延支給される賞与が給与所得に該当し、源泉徴収票の作成が必要な場合には、繰延支給が行われなくなることが確認できるまで個人番号を保管することができると解される。

≪Q-7≫
個人番号を削除した場合に、削除した記録を残す必要があるか。


≪A-7≫
事業者ガイドラインの別添「特定個人情報に関する安全管理措置」において、個人番号を削除した場合は、削除した記録を保存することとしている。なお、その削除の記録の内容としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況等を記録することが考えられ、個人番号自体は含めないものとしている。

≪Q-8≫
個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできるか。


≪A-8≫
所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられる。

≪Q-9≫
個人番号を削除せず、取引再開時まで個人番号にアクセスできないようアクセス制御を行うという取扱いは許容されますか。


≪A-9≫
アクセス制御を行った場合でも、個人番号関係事務で個人番号を利用する必要がなくなり、個人番号を保管する必要性がなくなった場合には、個人番号をできるだけ速やかに削除しなければならない。不確定な取引再開時に備えて、個人番号を保管し続けることはできない。