ペーパーレス化で事務管理コストを徹底削減
電子契約・マイナンバー対応
ドキュメント管理ソリューション『TIWC VDR』
＜このようなサービスです＞
入力したマイナンバーを自動的に暗号化、クラウドで保管することのできる機密情報保護に注力したドキュメント管理ツール。
＜このような事業者（一般企業・社労士事務所・会計事務所等）におすすめ＞
委託先の社労士、税理士等がマイナンバー管理に及び腰な事業者
マイナンバー取得の際の本人確認をする場所に不特定多数の人が立ち入る事業者
マイナンバーに対応した総務・経理業務ソフトの導入に及び腰な事業者
紙媒体によるマイナンバー管理を望まないものの、情報セキュリティに関する措置を自前で行うことが困難な事業者
コストをかけず、クラウドでマイナンバーを管理したい事業者
できるだけシンプルに、通常の業務への影響を最小限にマイナンバーを管理したい事業者
企業にとって大きいマイナンバーを適正に管理しないことによる損害
企業にとって、負担となりがちなマイナンバーの適正管理
マイナンバー制への対応を進めるには、そもそも
・マイナンバーとは何か
・マイナンバーの性質ゆえにどれだけ厳格な管理が求められているのか
・厳格な管理といえるためにはどのような切り口で管理手法を検討していくべきなのか
についての基本的な理解が不可欠です。
しかし、経済環境の変化が目まぐるしいといわれている昨今、多様化、急変する顧客ニーズの把握、顧客ニーズに応えられる商品開発、商品開発を続けるだけの資金繰り、という課題と向き合っている企業はマイナンバー制への対応にどれだけリソースを割けるのでしょうか。
『TIWC VDR』の活用でマイナンバーの登録、管理、廃棄をセキュアかつ簡単に
そのような企業の味方となりうるのが、「TIWC VDR」です。VDR（Virtual Data Room) とは、 機密性の高い文書をクラウド上に保存・管理し (重要文書の保管庫)、 遠隔地間で安全に共有するシステムです。これを活用すれば、マイナンバーの取得の際に本人に入力されたマイナンバーを暗号化し、取得・保管・利用・廃棄における各シーンで管理することができるとともに、特定の権限者のみがマイナンバーの暗号を解いて活用できます。人事・労務・税務といった専門分野における申請書類もマイナンバーの記載が不可欠となったことから、マイナンバー管理に伴う負担増を懸念して関与を渋る専門家にも従来の状況で関わってもらうことができることも活用のポイントにもなります。
ドキュメント管理ソリューション『TIWC VDR』の特長
マイナンバーを暗号化しセキュアに管理
TIWC VDRに従業員本人がマイナンバーを登録し、暗号化して保存します。 マイナンバーは従業員本人と事務取扱担当者のみが閲覧可能です。
委託先の社会保険労務士、公認会計士、税理士等はマイナンバーを知る必要なし
委託先の社会保険労務士、公認会計士、税理士等は顧問先企業のマイナンバーを知る必要がありません。 マイナンバーの位置を示すマーク文字列を埋め込んだ源泉徴収票等を作成し、顧問先のTIWC VDRに送信します。 士業側はマイナンバーを預からないため、漏えいや、削除忘れの心配が一切ありません。 企業側では、本人と事務取扱担当者だけが、マーク文字列をマイナンバーで置き換えた文書を生成し、閲覧・ダウンロードが可能です。
マイナンバーの廃棄も安全に
マイナンバーの廃棄は、暗号を解く鍵を消去するだけで実現でき、間違いが起こりません。 また、文書ファイルにはマイナンバーが含まれないので、万が一文書が流出しても安心です。
当協会社労士からのコメント
『TIWC VDR』を活用すれば、本人と取扱い担当者（責任者）のみが、暗号を解いてマイナンバーを参照できるようになるため、電子的方法によるマイナンバー管理における「技術的安全管理措置」を施していることとなり、極めてシンプルに、煩雑さがなくマイナンバー制度に対応することができる。また、大きなポイントとして、顧問契約等を締結し、業務を受託している士業事務所等にとっても、リスク低く顧問先のマイナンバー管理を支援することができるため、顧問先からの依頼にも、不安感なく応えることができるといえる。このツールを活用すれば、マイナンバーの管理をそのリスクから敬遠してしまうことによる、顧問先離れを防ぐことの一助にもなるだろう。
マイナンバー対応ドキュメント管理ソリューション『TIWC VDR』
『TIWC VDR』無料体験デモ
『TIWC VDR』マイナンバー制度対応について
インテリジェントウィルパワー株式会社
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